Günümüzün en popüler iletişim aracı şüphesiz internet. Bu koca dünyanın da kendi içinde birçok alternatifi var. Bunlardan en önemlisi olan mail [e-posta] nasıl yazılmalı? Mail yazarken dikkat edilmesi gerekenler; Kurumsal üslup kullanarak mail yazma incelikleri ve daha fazlasını bu makalede bulabilirsiniz.
Gönderdiğiniz maillerin okunmadan “okundu olarak işaretle”nmesini veya direk çöp kutusuna gönderilmesini istemiyorsanız dikkat etmeniz gereken bazı kurallar (kalıplar) var. Daha da önemlisi: iş dünyasında kullanacağınız maillere sağlıklı geri dönüşler alabilmelisiniz.
Kariyerinizi olumlu etkileyebilecek, isteklerinize olumlu geri dönüşlere sebep olacak, çözümlerinizi hızlandıracak, sağlıklı iletişimin temeli olan mail nasıl yazılmalıdır? Aşağıdaki temsili maili inceleyiniz.
Alıcı: Ziyaretci@teknobay.com.tr
Bilgi CC: Diger-ilgili-okuyucu@teknobay.com.tr
Bilgi BCC: Mail-adresi-paylasilmamasi-gereken-kisi@teknobay.com.tr
Konu: Etkili Mail Yazma Hakkında
Merhaba Ziyaretçi,
Kurumumuzda doğru üslup kullanarak mail yazma konusunda eğitim planlamaktayız. Katılımınız bizler için önemli. Lütfen bu makaleyi sonuna kadar okuyunuz.
İyi Çalışmalar.
Kurumsal Mail/E-Posta Yazarken Dikkat Edilecek Temel Noktalar:
- İletişim kurulması amaçlanan ilk kişiyi ALICI: satırına yazmak
- Mesajın ilgilendirdiği diğer kişileri BİLGİ CC: satırına yazmak
- Varsa; diğer alıcıların görmesini istemediğiniz (mail adresi gizlenecek) kişiyi BİLGİ BCC satırına yazmak
- Muhakkak konu belirtmek. Çünkü: gönderilen maillerde karşı tarafa ulaşan ilk bilgi KONU‘dur. Konu satırına yazacağınız başlık mailinizin okunup okunmayacağını veya okunmak için ertelenip ertelenmeyeceğini belirleyen en önemli faktördür
- Mail içeriğine (mesaja) Selamlama ile başlamak. Selamlanın ardından yeni paragrafa geçmek
- Alıcıya verilmek istenen mesajı kısa ve net olarak iletebilmek, iş esnasında alıcının zamanını öldürmeyecek şekilde akıcı bir mail yazmak ve imla kurallarına dikkat etmek
- Mesajı uğurlama (iyi günler, iyi işler, kolay gelsin vs) ile kapatmak
- İmzanızı eklemek (İsim, departman, irtibat vs gerekli gördüğünüz bilgiler)
Bunların dışında temel yazım tekniklerini zaten biliyorsunuz. Yine de en çok yapılan hatalar konusunda kısa bir paragraf eklemek istedim. Özel isimlerin ilk harfini büyük yazmayı unutmayın, CAPS LOCK açık kaldı ve tüm maili büyük harfle yazdıysanız derhal silip yeniden yazın. Çünkü yazılı iletişimde paragrafın tamamını BÜYÜK harfle yazmak kabalık olarak nitelendirilir. Pozisyonunuza göre kullandığınız kiplere dikkat edin. Emir yerine ricada bulunmak daha doğru olacaktır. Türkçe imla kurallarına dikkat ettiğiniz gibi kelimeleri de kısaltarak yazmayınız. Mrb, görş, kib gibi messenger ağzı kısaltmalardan uzak durmanız da kurumsal üslupla yazılması gereken bir mail için önemli etkenlerdir.