Elektronik postanın aynı sistem üzerindeki bir göndericiden diğer bir alıcıya gönderilmesi aslında çok basit bir iştir. E-posta bu denli popüler olmadan önce kullanıcılar e-postayı bu amaçla kullanıyorlardı. 1971 yılında birbirinden farklı iki sunucuda bulunan iki kullanıcı arasındaki ilk elektronik mektuplaşma gerçekleşmiştir. Günümüzde ise E-posta sistemi alıcının hangi sunucuda olduğuna bakılmaksızın tümüyle DNS çalışma prensiplerine göre alınıp veriliyor.

İnternet dünyasında kaybolmadan hareket etmemizi sağlayan Alan Adlarının ve bu adlara bağlı olan sunucu isimlerinin ilişkilerini, bunlara karşılık gelen Ip adreslerinin neler olduğunu tümüyle DNS (Domain Name Server-Alan Adı Sunucuları) takip etmektedir. Bu DNS sunucularının hepsinin bir şekilde bağlı bulunduğu ve çeşitli ülkelere dağılmış kök DNS sunucuları sistemin yönetimini yapmakta ve e-posta sunucuları bu sistemlere sorgulama yaparak hangi e-posta alıcısına hangi Ip de e-posta teslim edeceğini öğrenebilmektedir. Bu öğrenme safhasından sonra e-posta sunucuları birbirleri ile konuşmak için harekete geçer.

Bir e-posta sunucusu genellikle SMTP(Simple Mail Transfer Protocol) adı verilen ve 25 numaralı uygulama portunda çalışan E-Posta Transfer Ajanı (MTA) aracılığı ile e-posta alıp gönderir. Hem gelen hem de giden e-posta bu port üzerinden hareket eder. Sadece hareket yönleri farklıdır ve bu işlemi bildiğimiz bir posta ofisine benzetebiliriz. İki e-posta sunucusu aralarında konuşmaya başladıklarında ilk olarak SMTP protokolüne özgü olarak el sıkışma diye tabir edilen safhayı gerçekleştirirler. O anda her sunucu hangi kullanıcıdan hangi kullanıcıya e-posta göndereceği ve alınacağı konusunda birbirlerine gerekli bilgileri verirler ve eğer alıcı sunucuda ilgili e-posta hesabı var ise data akışı başlar. Bu safhada bir çok farklı kontrol yapılabilir ve istenmeyen e-postaların engellendiği filtreler çalıştırılabilir.

Data akışının sonlanmasından sonra alıcı sunucu eğer gelen mesajı başarı ile alabildi ise gönderici sunucuya bunu onaylar ve kendi içinde yapması gereken işlemleri başlatır. Şu anda asıl amaç gelen e-postanın ilgili kullanıcının kutusuna uygun şekilde teslim edilmesidir. Bunun evvelinde virüs kontrolü, istenmeyen e-posta süzgeçleri ve ayrıca kullanıcıya ya da e-posta sunucusuna özgü e-posta kabul etme filtreleri çalıştırılabilir. E-posta tüm bu kontrolleri geçtikten sonra halen elenmedi ise ilgili kullanıcının e-posta kutusuna koyulacaktır.

Bundan sonrası kullanıcının e-postayı kendi kutusunda web üzerinden okuması ya da kullandığı e-posta alma protokolüne göre kendi sistemine getirmesi ile devam eder. POP3 veya IMAP adını verdiğimiz protokoller bu andan itibaren kullanılmaya başlanır. Örnek olarak anlatılan bir SMTP ve POP3 seansının şablonu aşağıdaki gibi resimlenebilir. Tüm bu işlemler yapılırken kullanıcıların adları ve şifreleri tüm safhalarda tek tek kontrol edilmektedir. Yanlış kullanıcı adı veya şifre ile işlemler gerçekleştirilemez.